Ena izmed pomembnejših točk, ki jo morata delavec in delodajalec opredeliti v pogodbi o zaposlitvi za delo na domu, je uporaba sredstev pri delu. Glede na naravo dela se uporabljena sredstva seveda razlikujejo, vendar po večini govorimo o mobilnih telefonih in računalnikih. Ker gre za uporabo informacijske tehnologije, se porajajo skrbi o njeni varnosti, o zavarovanju zaupnih informacij in poslovnih skrivnostih. V prispevku obravnavava nadzor delodajalca nad uporabo delovnih sredstev, hkrati pa nas bo zanimalo, ali lahko delodajalec informacijski sistem uporabi za nadzor delavca in kako lahko to stori skladno z delavčevo pravico do zasebnosti.
Osnovne sestavine pogodbe o zaposlitvi za delo na domu
Epidemija koronavirusa je v letošnjem letu povzročila težave tudi na področju delovnih razmerij. Veliko delodajalcev se je v času epidemije odločilo za odreditev opravljanja dela na domu na podlagi 169. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1),1 ki predvideva spremembo kraja opravljanja dela brez soglasja delavca, vendar le, dokler trajajo izjemne okoliščine. Če želi delodajalec tudi v času izven izrednih razmer ohraniti sistem dela na domu, lahko to s soglasjem delavca stori s sklenitvijo nove pogodbe o zaposlitvi, če v obstoječi pogodbi delo na domu ni že predvideno. Ker ZDR-1 ureja delo na domu v zgolj petih členih in ker tovrstno delo še nikoli ni bilo tako aktualno kot sedaj, delodajalcem ostaja veliko odprtih vprašanj o sklenitvi pogodbe o zaposlitvi in o poteku dela.2
S pogodbo o zaposlitvi za opravljanje dela na domu oziroma na daljavo naj delavec in delodajalec določita zlasti: kraj opravljanja dela, čas, za katerega se sklepa takšna pogodba (nedoločen čas, določen čas, krajši delovni čas od polnega, polni delovni čas, dopolnilno delo), razporeditev delovnega časa, odmor, dnevni in tedenski počitek, sredstva, ki se uporabljajo, nadomestilo za uporabo teh sredstev, merila za določanje delavčeve delovne uspešnosti, način poročanja o doseženih rezultatih delavčevega dela, zagotavljanje varnosti pri delu, spoštovanje poslovne skrivnosti in zaupnosti podatkov ter ostala določila, pomembna za takšno delo.
Dogovor o sredstvih, ki se uporabljajo pri delu
Sredstva, ki se uporabljajo pri delu, so lahko po dogovoru v lasti delodajalca ali delavca.
Če je dogovor, da delavec uporablja sredstva delodajalca (npr. službeni telefon in računalnik), ima delodajalec pravico nadzirati, ali se ta oprema uporablja skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo. Kot opaža Informacijska pooblaščenka,3 postaja zaradi hitro razvijajoče se tehnologije vprašanje zasebnosti pri delu vse bolj kompleksno. Mej pristojnosti delodajalca in svobode delavca izrecno (še) ne ureja noben zakon, zato velja, da je delodajalec dolžan cilj, ki ga zasleduje (čim bolj racionalna izraba delovnega časa in delovnih sredstev za doseganje poslovnih rezultatov), podpreti s čim manj invazivnimi in represivnimi ukrepi. Vsaka oblika nadzora, ki pomeni poseg v pravico do zasebnosti, mora biti bodisi vnaprej utemeljena in transparentno predstavljena zaposlenim v internih aktih podjetja bodisi imeti zakonsko podlago ter mora biti skladna z ustavnimi določili glede varstva zasebnosti.
Kot že omenjeno, se lahko delavec in delodajalec dogovorita tudi, da delavec pri delu v zameno za primerno uporabnino uporablja svoj mobilni telefon in računalnik. Ob uporabi zasebnega mobilnega telefona za službene namene je treba napraviti preusmeritev klicev4 na delavčev mobilni telefon. Ker telefonska številka predstavlja osebni podatek delavca, delodajalec za zakonitost njene obdelave potrebuje ustrezno pravno podlago,5 ki jo v skladu s Splošno uredbo o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba, GDPR)6 predstavljata:
– ustrezna privolitev (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali
– pogodba o zaposlitvi, ki vsebuje določilo o obdelavi zasebne telefonske številke delavca (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).
Opozoriti velja, da je veljavnost privolitve lahko vprašljiva, saj je zaposleni praviloma šibkejša stranka, zato je treba zagotoviti privolitev, ki predstavlja neizsiljeno, informirano in prostovoljno izjavo volje. Skladno s Splošno uredbo bo privolitev ustrezna, ko bo dana z jasnim pritrdilnim dejanjem, ki pomeni, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prostovoljno, specifično, ozaveščeno in nedvoumno izrazil soglasje k obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, npr. s pisno, tudi z elektronskimi sredstvi ali ustno izjavo. Privolitev mora zajemati vse dejavnosti obdelave, izvedene v isti namen ali namene. Kadar je obdelava večnamenska, je treba privolitev dati za vse namene obdelave.
Nadzor nad sredstvi za delo z namenom varstva poslovnih skrivnosti
Mobilne telefone in prenosne računalnike danes enostavno prenašamo, zaradi česar lahko pride do kraje naprave ali vdora v informacijski sistem, kar lahko tretjim osebam omogoči dostop do zaupnih podatkov in poslovnih skrivnosti.
Če delavec pri delu uporablja sredstva delodajalca, je zaradi zagotavljanja osnovne ravni varnosti pomembno, da se v pogodbo o zaposlitvi za delo na domu dodajo določbe o varni uporabi komunikacijskih kanalov in varstvu poslovnih skrivnosti. Nekateri primeri takih določb so:
– delavec mora skrbno shranjevati in prenašati opremo in dokumente, ki jih je prejel od delodajalca za delo od doma oziroma na daljavo,
– pri delu od doma oziroma na daljavo mora delavec strogo upoštevati načela varovanja poslovne skrivnosti in zaupnosti pri ravnanju z zaupnimi informacijami,
– pri delu od doma oziroma na daljavo mora delavec uporabljati funkcijo zaklepanja ekrana, še posebej če je prisotna katerakoli druga oseba, ne glede na to, ali je družinski član, sorodnik …,
– uporabniškega imena in gesla ni dovoljeno posredovati drugi osebi, prav tako jih ni dovoljeno shranjevati na istem mestu,
– vse dogodke, povezane z varnostjo informacij, je treba brez izjeme takoj sporočiti delodajalcu,
– uporaba javnega omrežja Wi-Fi ni dovoljena. Dovoljena so samo z geslom zaščitena omrežja Wi-Fi ali mobilni internet.
Do vdora v informacijski sistem lahko prav tako pride pri uporabi različnih aplikacij, ki jih zaposleni pogosto nameščajo na svoje (ali delodajalčeve) naprave, saj na prvi pogled niso problematične, vendar lahko omogočijo dostop do zaupnih podatkov (npr. osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti) tretjim osebam. Delodajalci lahko za varnost poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov danes poskrbijo z različnimi tehnično naprednimi varnostnimi ukrepi. Informacijska pooblaščenka med drugim omenja7 sisteme za lociranje naprav na daljavo, možnost popolnega brisanja podatkov na daljavo, sisteme identifikacije ter prepoznave prstnih odtisov … Pri tovrstnem nadzoru pa obstaja velika nevarnost prekomernega posega v pravico do zasebnosti tako delavca kot ostalih uporabnikov njegove naprave. Delodajalec, ki dopušča lastne naprave delavcev v svojem IT-okolju, mora zelo previdno in jasno ter vnaprej določiti meje med zasebno in službeno uporabo ter politiko dostopa do različnih podatkov. Če je delodajalec omejen pri zbiranju osebnih podatkov zaposlenih, je toliko bolj omejen pri zbiranju osebnih podatkov oseb, ki niso njegovi zaposleni, ki pa lahko uporabljajo napravo (npr. otroci, drugi družinski člani …). Za zbiranje in obdelavo njihovih osebnih podatkov praviloma ne bo možno najti pravne podlage, saj bi bila tudi njihova privolitev kot družinskih članov zaposlenega zelo vprašljiva.8
Pred uvedbo lastnih naprav v delovno okolje je zato priporočljivo po korakih, ki jih natančno opisuje Informacijska pooblaščenka,9 izvesti:
– presojo vplivov na zasebnost – narediti analizo tveganj po temeljnih načelih varstva osebnih podatkov in
– uporabo lastnih naprav delavca vnaprej natančno opredeliti v internih aktih delodajalca.
Dogovor o nadzoru nad delom in o merjenju uspešnosti delavca
Delavec in delodajalec se lahko v pogodbi o zaposlitvi dogovorita tudi o načinu poročanja o rezultatih dela. Dogovorita se lahko, da je delavec, ki dela na domu oziroma na daljavo, dolžan tedensko posredovati nadrejenemu pisna poročila o opravljenem delu in rezultatih ali druga dokazila o doseženih rezultatih dela.
Z razvojem moderne tehnologije pa se pojavljajo tudi drugi načini nadzora nad delom. Vse več je aplikacij in programov, s katerimi želi delodajalec nadzorovati delo delavca (na primer registracija delovnega časa s prijavo in odjavo preko mobilne naprave in podobno). Tehnično sicer res obstaja veliko različnih načinov nadzora delavca, ko ta dela doma, vprašanje pa je, kateri izmed teh načinov je zakonit in skladen z zagotavljanjem ustrezne ravni zasebnosti delavca. Če se delodajalec odloči za uporabo aplikacij, lahko z njihovo pomočjo zbira samo tiste osebne podatke zaposlenih, za katere izkaže, da so potrebni, primerni in sorazmerni za spremljanja dela na domu. Dokončnega odgovora, katere podatke delodajalec s pomočjo take aplikacije lahko zbira, ni mogoče podati na splošno, saj je odvisen od vrste in narave dela, ki ga posamezni zaposleni opravlja.10
Informacijska pooblaščenka navaja,11 da je delodajalec, ki zaposlene napoti na delo na domu, opravljanje takega dela vsekakor upravičen v določeni meri spremljati in nadzirati ter v ta namen v skladu z določbo 48. člena ZDR-1 tudi obdelovati njihove osebne podatke. Pri odločanju o tem, katere osebne podatke zaposlenih bo v ta namen obdeloval in na kakšen način, mora dosledno spoštovati zlasti načelo najmanjšega obsega podatkov, kar skladno s Splošno uredbo pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Pomembno je opozoriti tudi na spoštovanje načela preglednosti s strani upravljavca/delodajalca. Načelo se nanaša predvsem na odnos med upravljavcem osebnih podatkov in posameznikom, katerega podatki se obdelujejo. V skladu z omenjenim načelom bi moral delodajalec zaposlenim ob vpeljavi in pričetku uporabe aplikacije za spremljanje dela od doma zagotoviti vsaj informacije o namenih obdelave osebnih podatkov, pravni podlagi za njihovo obdelavo, vrstah osebnih podatkov, ki jih obdeluje (katere podatke bo aplikacija zbirala in bodo na voljo delodajalcu), in uporabnikih teh podatkov.12
Sklep
S hitrim napredkom informacijske tehnologije se vedno več delodajalcev odloča za obliko dela na domu, saj prinaša prednosti, kot so večja fleksibilnost, zmanjšanje stroškov nakupa in najema poslovnih prostorov in večji izbor kandidatov za zaposlitev. Prav tako delo na domu delavcu prinaša lažje usklajevanje zasebnega in poslovnega življenja. Po drugi strani pa ima pri delu na domu delodajalec slabši nadzor nad opravljenim delom in večja je nevarnost zlorabe zaupnih informacij. Ključnega pomena je, da delavec in delodajalec v pogodbi o zaposlitvi za opravljanje dela na domu natančno opredelita vse zgoraj omenjene elemente, pri čemer skušata po najboljših močeh uskladiti na eni strani potrebo delodajalca po nadzoru delavca in skrb za varovanje pomembnih in zaupnih podatkov podjetja ter na drugi strani pravico delavca do zasebnosti in potrebo po varnem in sproščenem delovnem okolju.
Avtorja: Tara Lengersdorf Medjedovič, študentka PF Univerze v Ljubljani in Miha Sotlar, univ. dipl. pravnik, odvetnik v Odvetniški pisarni Đuragić-Sotlar, o.p., d.o.o. (Pravna praksa, št. 37 2020)
